皆様の会社では、受発注業務は標準化されていますか？
「商品や得意先によって提案商材や価格が違うので標準化は無理！」
「業務の標準化が大切なのは分かるけど、うち会社は無理！」
「何からやればいいか分からない」
たとえば、お得意先様向けの提案書作成ですが、担当者によってはエクセルで作成したり手書きで作成したり、電話で直接伝達したり、各担当者の創意工夫の結果、みなが同じ運用になっていないことも多いのではないでしょうか。
また、受注の受付方法も電話やFAX、時にはLINEやメールなど様々な方法で対応しており、受注集計するにも手間がすごくかかっていることもあるでしょう。
簡単に標準化できますなんて言えない気持ちは分かります。
でも、あきらめないで欲しいんです。
全ての業務をいっぺんに標準化するのは大変ですが、できるところから順番に取り組んでいきましょう。
まずは、「各担当者がどの得意先にどのような商品提案をしているのか？」、これを見える化すると共に標準化にトライしてみましょう。
そのためには、各担当者の個別エクセルではなくシステム作成の提案書に変更することが良いでしょう。
そうすれば、全員同じシステム画面で提案商品の登録を行いますので、提案書作成業務は自然に標準化できます。
さらに、システム登録された提案商品の情報は、データ化されますので、いつでもシステム画面で確認できますね。
これで、提案業務の標準化と見える化は完了です。
業務が標準化され、状況が見えるようになったら、問題点や課題などを見つけることも容易になります。
業務の標準化は、できるところから、まず行動することが重要です。
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